Documentos

O sistema de Gestão de Documentos do ORDY oferece armazenamento seguro, organização inteligente e controle de acesso para todos os documentos do escritório.

Organização de Documentos

Estrutura Hierárquica

Por Contato: Documentos específicos de cada pessoa/empresa
Por Processo: Documentos organizados por processo judicial
Por Atendimento: Documentos relacionados a atendimentos
Documentos Gerais: Documentos institucionais do escritório

Pastas Automáticas

O sistema cria automaticamente:

Pasta para cada novo contato
Pasta para cada novo processo
Subpastas por tipo de documento
Estrutura padronizada configurável

Tipos de Documentos

Documentos Pessoais

RG, CPF, CNH
Comprovantes de residência
Certidões diversas
Documentos trabalhistas
Histórico médico

Documentos Processuais

Petições:
- Iniciais
- Contestações
- Recursos
- Memoriais
Decisões Judiciais:
- Sentenças
- Acórdãos
- Despachos
- Decisões interlocutórias
Correspondências:
- Ofícios
- Cartas precatórias
- Intimações
- Citações

Documentos Contratuais

Contratos de honorários
Procurações
Acordos extrajudiciais
Termos de compromisso

Documentos Administrativos

Atas de reunião
Relatórios internos
Procedimentos operacionais
Documentos fiscais

Upload e Armazenamento

Métodos de Upload

Drag & Drop: Arraste arquivos diretamente para o sistema
Seleção de arquivos: Navegue e selecione múltiplos arquivos
Upload em lote: Carregue múltiplos documentos simultaneamente
Integração com scanner: Digitalização direta (quando disponível)

Formatos Suportados

Documentos: PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF
Planilhas: XLS, XLSX, CSV
Imagens: JPG, PNG, GIF, TIFF
Outros: ZIP, RAR, e formatos personalizáveis

Controle de Tamanho

Limite por arquivo configurável
Compressão automática de imagens
Otimização de PDFs
Alertas de espaço em disco

Classificação e Metadados

Classificação Automática

Reconhecimento de tipo por conteúdo
Sugestão de categorias
Aplicação de tags automáticas
Detecção de duplicatas

Metadados Personalizados

Data do documento: Data de criação/assinatura
Autor: Quem criou o documento
Versão: Controle de versões
Status: Rascunho, final, revisão, aprovado
Confidencialidade: Público, restrito, confidencial

Sistema de Tags

Tags predefinidas por tipo
Tags personalizadas
Hierarquia de tags
Busca por tags combinadas

Controle de Versões

Versionamento Automático

Nova versão a cada upload do mesmo arquivo
Preservação de versões anteriores
Comparação entre versões
Restauração de versões antigas

Histórico de Modificações

Log de todas as alterações
Quem fez cada modificação
Data e hora das mudanças
Comentários de versionamento

Controle de Acesso

Permissões por Usuário

Leitura: Visualizar documentos
Escrita: Fazer upload e editar metadados
Exclusão: Remover documentos
Administração: Gerenciar permissões

Permissões por Pasta

Acesso restrito por departamento
Documentos confidenciais protegidos
Compartilhamento controlado
Auditoria de acessos

Compartilhamento Externo

Links seguros com expiração
Compartilhamento por e-mail
Controle de downloads
Marca d’água em visualizações

Busca e Localização

Busca Textual

Busca no conteúdo dos documentos (OCR)
Busca em metadados
Busca por nome de arquivo
Busca em comentários e descrições

Filtros Avançados

Por tipo: Filtrar por categoria de documento
Por data: Período de upload ou criação
Por autor: Quem criou ou fez upload
Por processo: Documentos de processos específicos
Por status: Situação do documento
Por tags: Combinação de tags

Busca Inteligente

Sugestões automáticas
Correção de termos de busca
Busca por sinônimos
Resultados por relevância

Visualização de Documentos

Visualizador Integrado

Preview de PDFs, imagens e documentos Office
Zoom e navegação
Modo tela cheia
Anotações e comentários

Anotações e Comentários

Comentários por página
Destacar texto importante
Notas adesivas virtuais
Desenhos e marcações

Impressão e Download

Impressão direta do visualizador
Download com ou sem marca d’água
Conversão de formatos
Controle de qualidade de impressão

Integração com Processos

Vinculação Automática

Documentos automaticamente vinculados ao processo correto
Herança de permissões do processo
Sincronização de metadados
Organização por fase processual

Templates de Organização

Estruturas pré-definidas por tipo de processo
Pastas automáticas por fase
Classificação padrão de documentos
Workflows de aprovação

Segurança e Backup

Criptografia

Arquivos criptografados em repouso
Transmissão segura (HTTPS)
Chaves de criptografia gerenciadas
Conformidade com LGPD

Backup Automático

Backup diário automático
Múltiplas cópias de segurança
Recuperação de arquivos deletados
Teste regular de integridade

Auditoria

Log completo de acessos
Histórico de downloads
Rastreamento de modificações
Relatórios de compliance

Relatórios e Análises

Relatórios de Uso

Documentos mais acessados
Usuários mais ativos
Estatísticas de storage
Análise de crescimento

Relatórios de Compliance

Documentos por categoria
Histórico de acessos
Permissões por usuário
Auditoria de segurança

Configurações Avançadas

Políticas de Retenção

Tempo de guarda por tipo de documento
Arquivamento automático
Purga de documentos expirados
Conformidade legal

Workflows de Aprovação

Aprovação obrigatória para documentos críticos
Fluxo de revisão por níveis
Notificações automáticas
Controle de status

Integração Externa

Conexão com sistemas de armazenamento em nuvem
Sincronização com Google Drive/OneDrive
Backup em múltiplas localizações
APIs para integração

Dicas de Organização

Use uma estrutura consistente: Mantenha padrões de nomenclatura e organização
Classifique imediatamente: Não deixe documentos sem classificação
Use tags estrategicamente: Tags facilitam muito a localização posterior
Mantenha metadados atualizados: Informações corretas são essenciais
Configure permissões adequadas: Proteja documentos sensíveis
Faça limpezas periódicas: Remova documentos desnecessários
Treine a equipe: Todos devem seguir os mesmos padrões
Use o versionamento: Mantenha histórico de mudanças importantes